Mẫu định dạng là tập hợp các thiết lập định dạng chung cho một tài liệu, bao gồm:
- Phông chữ: Loại phông chữ, cỡ chữ, màu chữ
- Căn chỉnh: Căn lề trái, phải, giữa, hai bên
- Khoảng cách: Khoảng cách dòng, khoảng cách đoạn văn
- Kiểu trang: Kích thước trang, lề trang
- Đánh số trang: Vị trí, kiểu số
Bản mẫu là tập hợp các thiết lập định dạng và nội dung được tạo sẵn cho một loại tài liệu cụ thể, ví dụ như:
- Bản mẫu bài thuyết trình: Bao gồm bố cục slide, phông chữ, hình ảnh, đồ thị,...
- Bản mẫu báo cáo: Bao gồm bố cục trang, tiêu đề, mục lục, bảng biểu,...
- Bản mẫu thư từ: Bao gồm bố cục thư, lời chào, lời kết,...
Bản mẫu khác với mẫu định dạng ở những điểm sau:
- Bản mẫu bao gồm cả nội dung, trong khi mẫu định dạng chỉ bao gồm các thiết lập định dạng.
- Bản mẫu được tạo sẵn cho một loại tài liệu cụ thể, trong khi mẫu định dạng có thể được sử dụng cho nhiều loại tài liệu khác nhau.
- Bản mẫu giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi tạo tài liệu, trong khi mẫu định dạng chỉ giúp thống nhất định dạng cho tài liệu.