cách để báo cáo khi thành viên phạm lỗi

_Thẩm Ninhh ( •⁠ᴗ⁠• )⁠✧⁠*_

Để báo cáo thành viên phạm lỗi, hãy viết một biên bản sự cố hoặc đơn tố cáo chi tiết, cung cấp thông tin chính xác về người vi phạm, mô tả hành vi, đưa ra bằng chứng và lời khai nhân chứng (nếu có). Sau đó, gửi báo cáo cho cấp quản lý phù hợp, chuẩn bị tinh thần trả lời các câu hỏi và có thể cần tiến hành họp để xử lý kỷ luật theo quy trình công ty. 

1. Thu thập thông tin và bằng chứng

• Thông tin người vi phạm: Họ và tên, chức vụ, thời gian làm việc.
• Mô tả sự việc: Mô tả rõ ràng và chi tiết hành vi vi phạm, bao gồm thời gian, địa điểm và cách thức thực hiện.
• Chứng cứ: Thu thập mọi bằng chứng liên quan như hình ảnh, video, email, ghi âm cuộc trò chuyện, hoặc lời khai của nhân chứng.
• Chính sách bị vi phạm: Liệt kê các chính sách, quy định của công ty hoặc pháp luật bị vi phạm. 

2. Soạn thảo báo cáo

• Nội dung:
• Trình bày thông tin một cách súc tích, chính xác và khách quan, không thêm bớt hoặc diễn giải lan man.
• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu và tránh lỗi chính tả.
• Bổ sung biên bản ghi chép nội dung làm việc với nhân viên và nhân chứng.
• Chỉ rõ hành động được đề xuất và lý do cho hành động đó.
• Hình thức:
• Sử dụng mẫu báo cáo chuẩn của công ty nếu có.
• Đảm bảo báo cáo được trình bày sạch sẽ, không có lỗi đánh máy hay lỗi kỹ thuật. 

3. Gửi báo cáo

• Nộp cho ai: Gửi cho người quản lý bộ phận, giám đốc, người giám sát hoặc bộ phận nhân sự có trách nhiệm xử lý.
• Hình thức nộp:
• Nếu gửi qua email, hãy đặt tiêu đề báo cáo trùng với tiêu đề email.
• Chuẩn bị tinh thần để trả lời các câu hỏi có thể phát sinh sau khi báo cáo được gửi.
• Nên lưu lại một bản để tham khảo sau này. 

4. Quy trình sau khi nộp báo cáo

• Xác nhận hành vi: Quy trình chính thức thường bắt đầu bằng việc xác nhận lại hành vi vi phạm.
• Họp xử lý kỷ luật: Một cuộc họp để xử lý kỷ luật sẽ được tổ chức, trong đó người vi phạm có quyền trình bày ý kiến.
• Ban hành quyết định: Sau cuộc họp, ban lãnh đạo sẽ ban hành quyết định xử lý kỷ luật.
• Thông báo công khai: Quyết định này sau đó được thông báo công khai đến những người có liên quan.