Báo cáo thực tập định hướng nghề nghiệp tại cơ sở xã phường

Các trường hợp thực hiện chứng thực giấy tờ, văn bản thuộc phạm vi và thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã) được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP gồm:

(1) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

(2) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

(3) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

(4) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

(5) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

(6) Chứng thực di chúc;

(7) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

(8) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, quyền sử dụng đất hoặc nhà ở.

–Báo Cáo Thực Tập Định Hướng Nghề Nghiệp Tại UBND Xã việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà.

– Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc theo quy định nêu trên không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

1. Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận

– Trình tự thực hiện:

+ Bước 1: Cá nhân, tổ chứchoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn.

+ Bước 2: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ.

+ Bước 3: Công chức Tư pháp – hộ tịch xử lý hồ sơ, trình lãnh đạo ký.

+ Bước 4: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả trả kết quả cho cá nhân.

– Cách thức thực hiện: Hồ sơ nộp tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã.

– Thành phần, số lượng hồ sơ: Xuất trình bản chính giấy tờ hợp pháp kèm theo số lượng bản sao cần chứng thực.

– Thời hạn giải quyết: Giải quyết ngay. Trường hợp yêu cầu chứng thực số lượng bản sao từ 100 trang đến dưới 200 trang hoặc cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản, bản chính có nhiều trang, hoặc nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu thì thời gian giải quyết không quá 01 ngày làm việc. Trường hợp yêu cầu chứng thực số lượng bản sao từ 200 trang trở lên thì thời gian giải quyết không quá 02 ngày làm việc.

– Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức

– Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: UBND cấp xã

– Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Bản sao được chứng thực

– Phí: 2.000đ/1 trang. Từ trang thứ ba trở lên thì mỗi trang thu 1.000đ/1 trang, tối đa không quá 200.000đ/bản

(Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính).

– Tên mẫu đơn, tờ khai: Không có

– Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Bản chính không thuộc một trong các trường hợp sau:

+ Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

+ Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

+ Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

+ Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

+ Báo Cáo Thực Tập Định Hướng Nghề Nghiệp Tại UBND Xã giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

– Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

+ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch.

+ Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch.

+ Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.

1. Thủ tục Chứng thực chữ ký (áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được)

– Trình tự thực hiện:

+ Bước 1: Tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn.

+ Bước 2: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ.

+ Bước 3: Công chức Tư pháp – hộ tịch xử lý hồ sơ, trình lãnh đạo ký.

+ Bước 4: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả trả kết quả cho cá nhân.

– Cách thức thực hiện: Hồ sơ nộp tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã hoặc ngoài trụ sở của cơ quan thực hiện chứng thực nếu người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt, tù hoặc có lý do chính đáng khác.

– Thành phần hồ sơ: Người yêu cầu chứng thực chữ ký/điểm chỉ phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng còn giá trị sử dụng;

+ Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký/điểm chỉ vào đó. Trường hợp chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó (bản dịch không cần công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch).

– Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

– Thời hạn giải quyết: Giải quyết ngay. Nếu tiếp nhận yêu cầu sau 16 giờ thì nhận kết quả vào lúc 09 giờ ngày hôm sau. 

– Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân

– Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: UBND cấp xã

– Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Giấy tờ văn bản được chứng thực chữ ký/điểm chỉ.

– Phí: 10.000 đ/trường hợp (trường hợp được tính là một hoặc nhiều chữ ký trên một giấy tờ, văn bản).

– Tên mẫu đơn, tờ khai: Không có

– Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người chứng thực hoặc ký trước mặt công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả và trả kết quả.

+ Trường hợp không được chứng thực chữ ký:

Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

– Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

+ Nghị định số 23/2015/NĐ-CPngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch.

+ Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch. 

+ Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực

Ưu điểm

* Công tác chỉ đạo của UBND đối với công tác chứng thực tư pháp hộ tịch

– Báo Cáo Thực Tập Định Hướng Nghề Nghiệp Tại UBND Xã đối với công tác chứng thực tư pháp hộ tịch: Ủy ban nhân dân phường Phù Khê, thị xã Từ Sơn chỉ đạo phòng tư pháp thường xuyên hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc đối với cấp phường, định kỳ kiểm tra công tác tư pháp phường và hướng dẫn cho tư pháp về công tác chứng thực tư pháp hộ tịch. Ủy ban nhân dân phường Phù Khê, thị xã Từ Sơn nhận thực về công tác chứng thực tư pháp hộ tịch được nâng lên. Ban tư pháp và cán bộ hộ tịch đã quan tâm nhiều đến công tác chứng thực tư pháp hộ tịch so với trước.

– Công tác quản lý sổ sách biểu mẫu. Giấy tờ hộ tịch phường Phù Khê, thị xã Từ Sơn sử dụng sổ mới và biểu mẫu mới theo mẫu của Bộ tư pháp, không chỉ Ban hành các văn bản quản lý nhà nước đối với hộ tịch sử dụng giấy tờ hộ tịch ngoài luồng, sổ được quản lý tại UBND phường Phù Khê, ở cơ sở đã có tủ riêng cho ban tư pháp và tủ sách pháp luật đã góp phần quản lý sách, biểu mẫu giấy tờ hộ tịch tương đối tốt.

– Công tác nghiệp vụ: Ủy ban nhân dân phường Phù Khê đã mở hội nghị tập huấn cho cho trưởng ban tư pháp và cán bộ hộ tịch do Sở tư pháp mở, hàng tháng qua hội nghị giao banTư pháp phường và phòng tư pháp kết hợp hướng dẫn nghị định 125/2015/N Đ-CP

– Uỷ ban nhân phường Phù Khê làm tốt công tác tuyên truyền pháp luật đăng ký và quản lý hộ tịch, Thực hiện tốt đăng ký và quản lý hộ tịch thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân phường Phù Khê theo đúng quy định tại nghị định số 125/2015/NĐ -CP. Xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác chứng thực tư pháp hộ tịch các tổ dân phố, xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ, tập huấn về hộ tịch, quản lý, sử dụng cấp phát các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch do Bộ Tư pháp phát hành đúng quy định

2.2.2. Hạn chế

Thực tế ở phường Phù Khê thời gian qua còn một số hạn chế sau:

Thứ nhất, vướng mắc trong thu hồi, hủy bỏ giấy tờ đã được chứng thực trái quy định.

Qua thực tiễn tiếp nhận hồ sơ yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp đã phát hiện tình trạng chứng thực không đúng quy định như: chữ ký trong giấy ủy quyền nhưng lời chứng không tuân theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người ủy quyền không có mặt trực tiếp, không ký trước mặt người thực hiện chứng thực; chứng thực bản sao khi không có bản chính, chứng thực bản sao được in từ file ảnh gửi qua mạng điện tử…Tuy nhiên, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP lại chưa có quy định về việc xử lý các văn bản chứng thực trái quy định như trên. Tại Nghị định số 110/2013/NĐ-CP ngày 24/9/2013 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã (được sửa đổi bởi Nghị định số 67/2015/NĐ-CP) cũng chỉ có một mục trong chương 3 quy định hành vi vi phạm hành chính, hình thức xử phạt và biện pháp khắc phục hậu quả trong hoạt động chứng thực, nhưng cũng không có quy định về hình thức xử lý đối với các giấy tờ như trên mà chỉ có nêu biện pháp khắc phục hậu quả là hủy bỏ giấy tờ giả đã được sử dụng để làm thủ tục yêu cầu chứng thực. Vì vậy, hiện nay, khi phát hiện các giấy tờ chứng thực trái quy định, các cơ quan, đơn vị có thể từ chối tiếp nhận hồ sơ hoặc phản ánh với cơ quan có thẩm quyền để xử lý theo quy định.

Trong năm 2019, Bộ Tư pháp đã xây dựng dự thảo Thông tư sửa đổi, bổ sung Thông tư số 20/2015/TT-BTP, trong đó bổ sung một điều (Điều 7) về việc thu hồi, hủy bỏ văn bản đã được chứng thực trái pháp luật. Cụ thể: “Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm thu hồi, hủy bỏ giấy tờ, văn bản đã được chứng thực trái quy định của pháp luật; Cá nhân, cơ quan, tổ chức khi phát hiện việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch trái quy định pháp luật thì có trách nhiệm thông báo cho cơ quan, tổ chức đã thực hiện chứng thực để thu hồi, hủy bỏ”. Tuy nhiên, trong điều kiện người dân có thể tự do thực hiện chứng thực ở bất cứ nơi nào thì cơ quan đã thực hiện chứng thực khó có thể liên hệ người yêu cầu chứng thực để thu hồi hết các bản chứng thực trái quy định.

             Thứ hai, người dân còn nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực hợp đồng giao dịch

Công chứng và chứng thực là hai việc khác nhau. Công chứng là việc xác nhận tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình, bồi thường thiệt hại do mình gây ra trong quá trình hành nghề công chứng. Còn chứng thực hợp đồng giao dịch chỉ là chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; còn người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, hiện nay người dân còn chưa hiểu rõ bản chất, đặc biệt là hệ quả pháp lý của hai việc này nên còn chưa có ý thức về việc phải chịu trách nhiệm đối với nội dung của hợp đồng, giao dịch. Mặc dù Sở Tư pháp đã ban hành các văn bản hướng dẫn UBND các huyện, thành phố, thị xã khi tiến hành chứng thực hợp đồng giao dịch cần giải thích rõ cho người dân hiểu về sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực như trên; đồng thời đối với trường hợp hợp đồng, giao dịch phức tạp, tiềm ẩn rủi ro cho các bên thì xem xét hướng dẫn cá nhân, tổ chức lựa chọn công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng, song, tình trạng người dân yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp xã, cấp huyện vẫn còn phổ biến.

Sau khi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch có hiệu lực thi hành (từ ngày 10/4/2015), Ủy ban nhân dân huyện đã kịp thời chỉ đạo Phòng Tư pháp triển khai thực hiện cho cán bộ công chức làm công tác chứng thực của các xã, thị trấn trên địa bàn huyện. Cán bộ làm công tác chứng thực đều có trình độ chuyên môn, có năng lực và tâm huyết với nghề nghiệp, giải quyết công việc có hiệu quả, đúng quy định.

• Tiếp tục phát huy cao những thành quả đã đạt được trong thời gian qua và những bài học kinh nghiệm đã được đúc kết, đồng thời tiếp tục triển khai thực hiện chỉ thị của Đảng về tăng cường sự lãnh đạo của Đảng trong công tác phổ biến giáo dục pháp luật, nâng cao ý thức chấp hành pháp luật của cán bộ, nhân dân; Đổi mới công tác phổ biến giáo dục pháp luật theo hướng mở rộng quy mô, phối kết hợp với nhiều cấp, nhiều ngành, sử dụng nhiều hình thức phổ biến sinh động, phong phú, thiết thực, liên tục và bền bỉ như thông qua hình thức tuyên truyền miệng, các hội thi, cuộc thi, các buổi nói chuyện chuyên đề về pháp luật, thông qua tủ sách pháp luật lưu động.
• Bảo đảm kinh phí và cơ sở vật chất cho công tác phổ biến, giáo dục pháp luật và hoạt động tư pháp cấp xã cần quan tâm, tăng cường kinh phí và tạo điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị cho tổ chức và hoạt động tư pháp cấp xã như: bố trí kinh phí cho hoạt động phổ biến, giáo dục pháp luật; trang bị máy tính phục vụ cho việc đăng ký, quản lý hộ tịch; bố trí kinh phí tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ và cung cấp tài liệu cho hoạt động hòa giải…
• Có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ hiện có và đào tạo bổ sung cho những biến động, thay đổi tự nhiên hoặc thực hiện việc bố trí, điều động, luân chuyển và thực hiện chế độ, chính sách đối với đội ngũ cán bộ này.
• Tăng cường tuyên truyền về ý nghĩa của việc chứng thực tư pháp hộ tịch, hướng dẫn cụ thể để người dân có thể thực hiện các thủ tục hành chính một cách thuận lợi và chính xác nhất. Nghiên cứu đổi mới cách thức tuyên truyền sao cho hấp dẫn và bổ ích để thu hút được nhiều người dân quan tâm. Kết hợp với bộ phận quản lý để nắm được đối tượng cần phổ biến quy định đến tận nơi để họ thực hiện pháp luật về chứng thực tư pháp hộ tịch đúng hạn.
• Rà soát lại công tác quản lý dân cư trên địa bàn để phát hiện các trường hợp chưa có giấy tờ tùy thân, hoặc thiếu giấy tờ hộ tịch, yêu cầu chứng thực tư pháp hộ tịch, làm chứng minh nhân dân, và đăng ký hộ khẩu cho các đối tượng. Không để xảy ra tình trạng có cá nhân nào tồn tại ngoài sự kiểm soát của chính quyền.
• Rà soát lại quy định và có văn bản kiến nghị với cấp có thẩm quyền có văn bản hướng dẫn chính thức cho cách xử lý các trường hợp có vướng mắc, việc này vừa là trách nhiệm xây dựng hoàn thiện pháp luật từ chính người hoạt động thực tiễn, đồng thời từ đó công chức hộ tịch có căn cứ pháp luật để giải quyết các công việc phát sinh không tùy tiện.

* Đối với địa phương:

• Cần làm tốt công tác vận động, tuyên truyền để nhân dân hiểu rõ về chủ trương chính sách của đảng, pháp luật của nhà nước và tầm quan trọng của công tác chứng thực tư pháp hộ tịch. Vận động nhân dân thực hiện tốt Luật hộ tịch văn bản hướng dẫn thi hành
• Thực hiện tốt quy chế dân chủ ở cơ sở, tăng cường sự lãnh đạo của đảng, sự quản lý điều hành của chính quyền, sự phối hợp chặt chẽ giữa MTTQ và các ngành đoàn thể tạo cầu nối vững chắc giữa Đảng với nhân dân để tạo được sự đồng thuận cao trong nhân dân.
• Một số cán bộ công chức làm công tác chứng thực còn hạn chế về nghiệp vụ. Trang thiết bị để phục vụ chuyên môn còn thiếu (như máy vi tính), dẫn đến chậm trễ, chưa phát huy hết hiệu quả công việc.