Help meeeeee Là 1 thủ kho Dược cần có các điều kiện bảo quản,hàng hoá trong kho và yêu cầu công tác chuẩn bị,các hồ sơ, sổ sách, chứng từ gì trước khi nhập hàng,vào kho?

Question

Bibo · Accepted Answer

Là một thủ kho Dược, việc tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về bảo quản và quản lý hồ sơ là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng, an toàn của thuốc. Dưới đây là các điều kiện cần thiết và những yêu cầu về hồ sơ, chứng từ trước khi nhập hàng vào kho, theo tiêu chuẩn GPP/GDP (Thực hành tốt bảo quản thuốc).

I. Điều kiện bảo quản hàng hóa trong kho Dược
Kho Dược cần đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất và môi trường để bảo quản hàng hóa một cách tốt nhất:

1. Về cơ sở vật chất và môi trường
Nhiệt độ và độ ẩm: Kho phải có hệ thống kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm, được theo dõi và ghi chép thường xuyên.

Nhiệt độ phòng: Không vượt quá 30°C.

Nhiệt độ mát: 8°C - 15°C.

Nhiệt độ lạnh: 2°C - 8°C.

Độ ẩm: Không vượt quá 75% RH.

Kho bãi:

Kho phải sạch sẽ, khô ráo, thông thoáng, không bị ẩm ướt, dột nát.

Có hệ thống thông gió, điều hòa, quạt hút để đảm bảo lưu thông không khí.

Phải có hệ thống phòng cháy chữa cháy và chiếu sáng đạt chuẩn.

Trang bị đầy đủ kệ, giá, pallet để hàng hóa không tiếp xúc trực tiếp với nền nhà, tường.

2. Về phương pháp sắp xếp và kiểm soát
Phân khu rõ ràng: Hàng hóa cần được sắp xếp theo từng khu vực riêng biệt:

Khu vực chờ nhập: Dành cho hàng mới về, chờ kiểm tra.

Khu vực biệt trữ: Dành cho các lô hàng bị đình chỉ, chờ xử lý.

Khu vực hàng đạt chuẩn: Hàng đã được kiểm tra và sẵn sàng để xuất.

Khu vực hàng trả lại/hư hỏng: Để riêng, có dán nhãn rõ ràng.

Nguyên tắc sắp xếp: Luôn tuân thủ nguyên tắc FEFO (First Expired, First Out) - Hàng hết hạn trước xuất trước, và FIFO (First In, First Out) - Hàng nhập trước xuất trước, để tránh tình trạng hết hạn sử dụng.

Kiểm soát và vệ sinh: Đảm bảo kho được vệ sinh định kỳ, kiểm tra và diệt côn trùng, mối mọt.

II. Yêu cầu về hồ sơ, sổ sách, chứng từ trước khi nhập hàng
Trước khi thực hiện nhập hàng vào kho, thủ kho cần chuẩn bị và kiểm tra các hồ sơ, chứng từ sau để đảm bảo tính hợp lệ của lô hàng:

Phiếu nhập kho: Là chứng từ nội bộ của kho, ghi chép chi tiết về số lượng, tên hàng, nhà cung cấp.

Hóa đơn GTGT (Giá trị gia tăng): Là chứng từ tài chính quan trọng, chứng minh nguồn gốc hợp pháp của lô hàng.

Phiếu xuất kho của bên cung cấp: Tài liệu chứng minh lô hàng đã được xuất ra khỏi kho của nhà cung cấp.

Giấy chứng nhận chất lượng (COA - Certificate of Analysis): Chứng từ này xác nhận lô hàng đã được kiểm nghiệm và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đăng ký.

Phiếu kiểm nghiệm: Tùy trường hợp, có thể cần thêm phiếu kiểm nghiệm của bên thứ ba để đảm bảo chất lượng.

Timi · Answer

Để làm tốt công tác thủ kho Dược, bạn cần chú ý đến các điều kiện bảo quản hàng hóa và yêu cầu chuẩn bị hồ sơ, sổ sách, chứng từ trước khi nhập hàng vào kho như sau:

### Điều kiện bảo quản hàng hóa trong kho:
1. **Nhiệt độ và độ ẩm**: Cần đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm phù hợp với từng loại thuốc. Nhiều loại dược phẩm cần được bảo quản ở nhiệt độ từ 2-8 độ C hoặc dưới 25 độ C.
2. **Ánh sáng**: Tránh ánh sáng trực tiếp từ mặt trời và nguồn sáng mạnh, có thể gây hư hại cho thuốc.
3. **Thông gió**: Kho cần có hệ thống thông gió tốt để tránh ẩm mốc và mùi hôi.
4. **An toàn**: Phải có biện pháp an toàn để bảo vệ hàng hóa, tránh bị hư hỏng, mất mát hoặc bị tác động từ các yếu tố bên ngoài.
5. **Tách biệt**: Các loại thuốc khác nhau cần được bảo quản tách biệt, đặc biệt là các loại có tính chất phản ứng hóa học với nhau.

### Yêu cầu công tác chuẩn bị hồ sơ, sổ sách, chứng từ:
1. **Hợp đồng mua bán**: Phải có hợp đồng rõ ràng với nhà cung cấp.
2. **Phiếu nhập kho**: Ghi rõ thông tin về số lượng, loại hàng, ngày nhập.
3. **Hóa đơn chứng từ**: Xuất trình hóa đơn từ nhà cung cấp để đối chiếu.
4. **Sổ sách quản lý kho**: Ghi chép đầy đủ vào sổ kho để theo dõi tình hình tồn kho.
5. **Giấy kiểm nghiệm**: Nếu có yêu cầu, cần có giấy kiểm nghiệm chất lượng của hàng hóa.

### Các bước thực hiện:
1. Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi nhập.
2. Đảm bảo đầy đủ hồ sơ và chứng từ cần thiết.
3. Ghi chép chính xác vào sổ sách để quản lý hàng tồn kho.

Những điều này sẽ giúp bạn quản lý kho hàng hiệu quả và đảm bảo an toàn cho các loại dược phẩm.