Help meeee

Là một thủ kho Dược, việc tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về bảo quản và quản lý hồ sơ là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng, an toàn của thuốc. Dưới đây là các điều kiện cần thiết và những yêu cầu về hồ sơ, chứng từ trước khi nhập hàng vào kho, theo tiêu chuẩn GPP/GDP (Thực hành tốt bảo quản thuốc).

I. Điều kiện bảo quản hàng hóa trong kho Dược
Kho Dược cần đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất và môi trường để bảo quản hàng hóa một cách tốt nhất:

1. Về cơ sở vật chất và môi trường
Nhiệt độ và độ ẩm: Kho phải có hệ thống kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm, được theo dõi và ghi chép thường xuyên.

Nhiệt độ phòng: Không vượt quá 30°C.

Nhiệt độ mát: 8°C - 15°C.

Nhiệt độ lạnh: 2°C - 8°C.

Độ ẩm: Không vượt quá 75% RH.

Kho bãi:

Kho phải sạch sẽ, khô ráo, thông thoáng, không bị ẩm ướt, dột nát.

Có hệ thống thông gió, điều hòa, quạt hút để đảm bảo lưu thông không khí.

Phải có hệ thống phòng cháy chữa cháy và chiếu sáng đạt chuẩn.

Trang bị đầy đủ kệ, giá, pallet để hàng hóa không tiếp xúc trực tiếp với nền nhà, tường.

2. Về phương pháp sắp xếp và kiểm soát
Phân khu rõ ràng: Hàng hóa cần được sắp xếp theo từng khu vực riêng biệt:

Khu vực chờ nhập: Dành cho hàng mới về, chờ kiểm tra.

Khu vực biệt trữ: Dành cho các lô hàng bị đình chỉ, chờ xử lý.

Khu vực hàng đạt chuẩn: Hàng đã được kiểm tra và sẵn sàng để xuất.

Khu vực hàng trả lại/hư hỏng: Để riêng, có dán nhãn rõ ràng.

Nguyên tắc sắp xếp: Luôn tuân thủ nguyên tắc FEFO (First Expired, First Out) - Hàng hết hạn trước xuất trước, và FIFO (First In, First Out) - Hàng nhập trước xuất trước, để tránh tình trạng hết hạn sử dụng.

Kiểm soát và vệ sinh: Đảm bảo kho được vệ sinh định kỳ, kiểm tra và diệt côn trùng, mối mọt.

II. Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ trước khi nhập hàng
Trước khi thực hiện nhập hàng vào kho, thủ kho cần chuẩn bị và kiểm tra các hồ sơ, chứng từ sau để đảm bảo tính hợp lệ của lô hàng:

Phiếu nhập kho: Là chứng từ nội bộ của kho, ghi chép chi tiết về số lượng, tên hàng, nhà cung cấp.

Hóa đơn GTGT (Giá trị gia tăng): Là chứng từ tài chính quan trọng, chứng minh nguồn gốc hợp pháp của lô hàng.

Phiếu xuất kho của bên cung cấp: Tài liệu chứng minh lô hàng đã được xuất ra khỏi kho của nhà cung cấp.

Giấy chứng nhận chất lượng (COA - Certificate of Analysis): Chứng từ này xác nhận lô hàng đã được kiểm nghiệm và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đăng ký.

Phiếu kiểm nghiệm: Tùy trường hợp, có thể cần thêm phiếu kiểm nghiệm của bên thứ ba để đảm bảo chất lượng.

Hồ sơ liên quan khác:

Tờ khai hải quan: Đối với hàng nhập khẩu.

Danh sách đóng gói (Packing List): Chi tiết về số lượng, loại hàng hóa trong từng thùng.

Hợp đồng mua bán: Chứng từ thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.