cách làm check-in khách chx. đặt phòng. và khách đặc phòng

Dưới đây là quy trình check-in cho khách chưa đặt phòng (walk-in) và khách đã đặt phòng, áp dụng chung cho nhiều loại hình khách sạn. Tuy nhiên, quy trình chi tiết có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô, hệ thống quản lý và tiêu chuẩn dịch vụ của từng khách sạn.

I. Check-in cho khách chưa đặt phòng (Walk-in):

Đây là quy trình dành cho khách đến trực tiếp khách sạn mà chưa có đặt phòng trước.

Chào đón khách:

Nhân viên lễ tân chào khách một cách niềm nở, lịch sự và chuyên nghiệp.
Hỏi khách về nhu cầu đặt phòng: "Chào anh/chị, em có thể giúp gì ạ?" hoặc "Anh/chị muốn đặt phòng phải không ạ?".
Kiểm tra tình trạng phòng:

Nhân viên kiểm tra trên hệ thống quản lý khách sạn (PMS - Property Management System) hoặc sổ sách để xem còn phòng trống nào phù hợp với yêu cầu của khách (loại phòng, số lượng người, thời gian lưu trú dự kiến).
Thông báo cho khách về các loại phòng còn trống, tiện nghi đi kèm và giá cả.
Thỏa thuận và lựa chọn phòng:

Khách lựa chọn loại phòng mong muốn.
Nhân viên xác nhận lại giá phòng, các khoản phí phát sinh (nếu có) và các chính sách của khách sạn (giờ check-in/check-out, quy định hủy phòng...).
Giải đáp mọi thắc mắc của khách về phòng và dịch vụ của khách sạn.
Yêu cầu thông tin cá nhân:

Mời khách cung cấp các thông tin cần thiết để làm thủ tục check-in, bao gồm:
Họ và tên đầy đủ.
Ngày tháng năm sinh.
Địa chỉ thường trú.
Số điện thoại liên hệ.
Số CMND/CCCD/Hộ chiếu (yêu cầu xuất trình bản gốc để đối chiếu).
Mục đích chuyến đi (công tác, du lịch...).
Thời gian lưu trú dự kiến.
Hoàn tất thủ tục đăng ký:

Nhập thông tin khách vào hệ thống PMS hoặc sổ đăng ký khách.
Yêu cầu khách ký vào phiếu đăng ký khách sạn để xác nhận thông tin và đồng ý với các quy định của khách sạn.
Sao chụp CMND/CCCD/Hộ chiếu của khách (theo quy định của pháp luật và khách sạn).
Thực hiện thanh toán (nếu có):

Thông báo cho khách về chính sách thanh toán (thanh toán trước toàn bộ, đặt cọc...).
Tiến hành thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng, chuyển khoản hoặc các hình thức thanh toán khác được khách sạn chấp nhận.
In hóa đơn thanh toán (nếu khách yêu cầu).
Cung cấp thông tin về khách sạn và phòng:

Thông báo số phòng của khách.
Cung cấp chìa khóa phòng hoặc thẻ từ.
Giải thích về các tiện nghi trong phòng, các dịch vụ của khách sạn (nhà hàng, quầy bar, hồ bơi, wifi...), số điện thoại liên hệ các bộ phận, giờ phục vụ...
Cung cấp bản đồ khách sạn (nếu có).
Hướng dẫn khách đến phòng:

Hướng dẫn đường đi đến phòng của khách.
Trong một số khách sạn, nhân viên có thể hỗ trợ khách mang hành lý lên phòng.
Kết thúc quy trình:

Chúc khách có một kỳ nghỉ/chuyến công tác tốt đẹp.
Luôn sẵn sàng hỗ trợ khách khi cần thiết.