Giúp tôi trl câu hỏi này BÀI KIỂM TRA SỐ 2 1. Giải quyết tình huống: Do khối lượng công việc ngày càng tăng, bộ phận văn phòng của công ty ABC gồm 05 nhân viên đang gặp phải tình trạng quá tải, công v...

Ngân Nguyễn Thị Kim

1. Giải quyết tình huống: Tái cấu trúc bộ phận văn phòng

Phân tích tình hình hiện tại của bộ phận văn phòng:

• Tình trạng quá tải công việc: Bộ phận văn phòng gồm 05 nhân viên nhưng khối lượng công việc ngày càng tăng, gây áp lực lớn lên nhân viên và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Công việc quá nhiều dẫn đến không thể hoàn thành đúng hạn.
• Nguyên nhân chính gây quá tải:

1. Khối lượng công việc tăng mà không có sự thay đổi về nhân sự: Mặc dù công việc gia tăng, nhưng số lượng nhân viên không được điều chỉnh.
2. Thiếu phân chia công việc hợp lý: Công việc không được phân bổ đúng mức độ và theo khả năng của từng người.
3. Quản lý và giao việc chưa hiệu quả: Các công việc chưa được phân chia hợp lý theo nhóm, chưa tối ưu được khả năng của mỗi nhân viên.

Đề xuất kế hoạch tái cấu trúc bộ phận:

• Giải pháp 1: Áp dụng công cụ quản lý công việc và phân công rõ ràng:
• 
  
• Lý do: Sử dụng phần mềm quản lý công việc giúp theo dõi tiến độ công việc, phân công hợp lý, và giảm thiểu thời gian cho việc theo dõi, giao việc.
• Cách thức thực hiện: Tổ chức đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm quản lý công việc, phân công nhiệm vụ rõ ràng và theo dõi tiến độ thường xuyên.
• Giải pháp 2: Tăng cường đào tạo kỹ năng cho nhân viên:
• 
  
• Lý do: Đào tạo giúp nâng cao hiệu suất làm việc, cải thiện khả năng giải quyết công việc hiệu quả hơn.
• Cách thức thực hiện: Tổ chức các khóa học nâng cao kỹ năng chuyên môn, quản lý thời gian và làm việc nhóm cho các nhân viên.

2. Giải quyết tình huống: Lập kế hoạch phân bổ nhân sự và công việc trong một tuần

Tiêu chí và lý do phân công công việc:

• Phân chia công việc theo năng lực: Mỗi nhân viên sẽ nhận công việc phù hợp với khả năng và chuyên môn của mình, giúp tăng hiệu quả làm việc.
• Tính đa dạng và đồng đều: Đảm bảo rằng không có nhân viên nào quá tải công việc và cũng không có ai bị thiếu việc làm.
• Linh hoạt trong điều chỉnh: Có thể điều chỉnh công việc giữa các nhân viên nếu có sự thay đổi về yêu cầu công việc.

Bảng kế hoạch phân công công việc:

NgàyNhân viên 1Nhân viên 2Nhân viên 3Nhân viên 4Nhân viên 5Thứ HaiLên kế hoạch công việc tuầnTiếp nhận tài liệuLập báo cáo tài chínhKiểm tra email khách hàngQuản lý hồ sơ văn bảnThứ BaGiải quyết công việc tồn đọngLàm báo cáo tiến độXử lý hồ sơ nhân sựĐặt lịch họp và sự kiệnChuẩn bị tài liệu cho cuộc họpThứ TưHọp nhóm, tổng kết công việcXử lý giấy tờ hành chínhGửi thư mời cuộc họpCập nhật hệ thống dữ liệuKiểm tra báo cáo tài chínhThứ NămSoạn thảo báo cáo tổng kết tuầnGiải quyết công việc khách hàngCập nhật thông tin nội bộHọp với các bộ phận khácKiểm tra hồ sơ nhân sựThứ SáuTổ chức cuộc họp cuối tuầnGửi thông tin báo cáoĐánh giá kết quả công việc tuầnHoàn tất thủ tục hành chínhChuẩn bị công việc tuần sau

3. Thảo luận và giải quyết tình huống: Chính sách đãi ngộ và tiền lương

Ai sẽ là người chủ trì cuộc họp?

• Người chủ trì cuộc họp sẽ là Giám đốc công ty hoặc Trưởng phòng Hành chính, tùy vào quy mô và cấp độ của cuộc họp. Tuy nhiên, trong trường hợp này, Giám đốc công ty sẽ là người chủ trì vì đây là cuộc họp quan trọng liên quan đến chính sách lương thưởng và thu hút nhân tài.

Văn phòng công ty cần chuẩn bị những nội dung gì cho cuộc họp?

• Tóm tắt kết quả khảo sát về chính sách lương thưởng hiện tại.
• Phân tích các bất cập trong chính sách cũ.
• Đề xuất các thay đổi về chính sách tiền lương và đãi ngộ.
• Các lợi ích và rủi ro tiềm năng từ việc điều chỉnh chính sách.
• Dự báo phản ứng của nhân viên khi chính sách mới được áp dụng.

Thành phần tham gia cần được cung cấp những thông tin gì và lưu ý gì khi tham gia cuộc họp?

• Thông tin cung cấp:
• 
  
• Kết quả khảo sát ý kiến nhân viên về các chính sách hiện tại.
• Chi tiết về các thay đổi trong chính sách lương thưởng và những tác động của chúng.
• Các yếu tố ảnh hưởng đến chính sách và các kịch bản triển khai.
• Lưu ý:
• 
  
• Cần chuẩn bị các câu hỏi, quan điểm phản biện và xây dựng lập luận rõ ràng để có thể thảo luận hiệu quả.
• Cần tôn trọng các ý kiến của mọi thành viên và đưa ra các giải pháp khả thi trong quá trình thảo luận.

Với vai trò tham mưu, văn phòng sẽ đề xuất Trưởng phòng nhân sự triển khai nội dung như thế nào?

• Phân tích tác động: Văn phòng cần phối hợp với phòng nhân sự để phân tích kỹ lưỡng tác động của việc thay đổi chính sách, đảm bảo rằng những điều chỉnh này không làm tổn hại đến sự gắn kết của nhân viên với công ty.
• Giải pháp truyền thông: Đề xuất Trưởng phòng nhân sự chuẩn bị một chiến lược truyền thông hiệu quả để giải thích rõ ràng cho nhân viên về các thay đổi trong chính sách và lý do của chúng, giúp nhân viên hiểu và đồng thuận với các điều chỉnh này.