Khi xây dựng kế hoạch mục tiêu trong doanh nghiệp cần cân nhắc điều gì

Như Huỳnh

Đây là một trong những nguyên tắc lập kế hoạch quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của dự án. Theo nguyên tắc này, mọi kế hoạch phải có những đóng góp tích cực nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. Các mục tiêu này cần phải đáp ứng đủ 5 yếu tố của mô hình SMART bao gồm:

• Tính cụ thể: Đối tượng, và cách thức thực hiện cần được thể hiện rõ ràng trong mục tiêu của bản kế hoạch. VD: Tăng số lượng người theo dõi fanpage bằng cách chạy quảng cáo trên Facebook.
• Tính đo lường được: Mục tiêu cần đưa ra những số liệu cụ thể, định lượng được để theo dõi, đo lường tiến độ thực hiện. VD: Tăng lượng người theo dõi fanpage lên 15%.
• Tính khả thi: Mục tiêu cần phù hợp với các nguồn lực hiện có, và có thể thực hiện được. VD: Chi thêm tiền cho quảng cáo Facebook trong phạm vi ngân sách cho phép, từ đó tăng lượt người tiếp cận và nhấn theo dõi fanpage.
• Tính liên quan: Mục tiêu đặt ra cần phù hợp với định hướng và tình trạng của công ty. VD: Nếu doanh nghiệp đang muốn mở rộng tệp khách hàng thì khi số lượng người theo dõi fanpage tăng thì sẽ có nhiều người tiếp cận và biết đến sản phẩm hơn, độ nhận diện thương hiệu cũng được nâng cao.
• Thời gian thực hiện: Mục tiêu sẽ được thực hiện trong bao lâu? VD: Trong quý 1 năm 2022.

Để kế hoạch không bị trễ tiến độ, nhà quản trị cần đánh giá và sắp xếp các đầu công việc theo mức độ quan trọng từ cao xuống thấp, ưu tiên giải quyết các công việc quan trọng hơn. Cụ thể, bạn có thể sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower để phân loại công việc theo cấp độ thực hiện như sau:

• Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những công việc mà bạn cần hoàn thành trước tiên. VD: Hoàn thành đề xuất dự án đến hạn vào ngày mai.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Bạn cần sắp xếp trước thời gian cho những việc này và đừng để gián đoạn. VD: Thu thập góp ý phản hồi của khách hàng để cải tiến sản phẩm.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Chuyển cho người khác làm. VD: Lập biên bản cuộc họp.
• Không khẩn cấp và không quan trọng: Loại bỏ khỏi danh sách công việc. VD: Lướt web, cập nhật trạng thái trên mạng xã hội.

Kế hoạch phải có tính linh hoạt để phù hợp với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp ứng phó nhanh tùy theo hoàn cảnh và ngăn chặn, giảm thiểu được những tổn thất không đáng có.

VD: Trong giai đoạn dịch bệnh diễn biến phức tạp làm gián đoạn kế hoạch, có thể thay đổi hình thức thực hiện từ offline sang online để đảm bảo tiến độ.

Các mục tiêu đề ra phải phù hợp với nguồn lực, khả năng thực hiện mục tiêu đó để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa, lãng phí nguồn lực hay công việc chồng chéo nhau.

VD: Để thu về 200 lượt đăng ký email nhận tài liệu trang 1 tháng thì 10-20 email cần được gửi mỗi ngày, do 1 nhân sự đảm nhiệm.

Khi xác định mục tiêu cho tổ chức, thời hạn để đạt được các mục tiêu này cần phải được xác định rõ ràng. Các công việc thực hiện cần phải được tuân thủ đúng thời gian, tránh tình trạng “cháy” kế hoạch. Công việc này đòi hỏi các thành viên phải quản lý thời gian một cách hiệu quả. Có thể chia một công việc lớn thành những deadline nhỏ để luôn kiểm soát được tiến độ thực hiện.

Khi lập kế hoạch cần cân nhắc đến những nhân tố giới hạn khả năng thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp. Việc của nhà quản trị là dự đoán những khó khăn, hạn chế của nguồn lực gây cản trở kế hoạch và tìm ra biện pháp khắc phục, phương án thay thế.

VD: Doanh nghiệp cần cân nhắc xem liệu có đủ nguồn lực đáp ứng cho kế hoạch hay không. Nếu không thì nên xem xét đến phương án thuê ngoài hoặc tăng ca làm việc của nhân viên.

Trong quá trình xây dựng kế hoạch, cần có sự hợp tác đầy đủ của các nhà quản trị các cấp từ thấp đến cao để kế hoạch có thể được thực hiện một cách hiệu quả. Sự tham gia đầy đủ của các thành viên giúp doanh nghiệp có được sự nhất trí về các cơ sở tiền đề để lập kế hoạch và có sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình thực hiện.

Và cuối cùng, một kế hoạch dù có hoàn hảo đến mấy cũng không thể thành công nếu như các thành viên không có ý thức thực hiện. Bởi vậy, trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch phải đảm bảo các bộ phận, cá nhân thực hiện đúng các cam kết ghi trong kế hoạch.